Active Sourcing Plus - Recruiting Outsourcing für Profis aus Digital, Tech, IT & KI zum Festpreis

Active Sourcing, viel besser gemacht.

Active Sourcing, viel besser gemacht.

Ab wann rechnet es sich, in-house Recruiter zu beschäftigen?

Mit Active Sourcing Plus läuft das Recruiting und es laufen nicht die Kosten davon

Für Eilige: Unten in der Tabelle sind die typischen Kosten für den Aufbau eines in-house-Recruitings »

Die Kernfrage für Entscheider•innen

Was nach unserer Beobachtung viele Geschäftsführer•innen noch nicht ausgerechnet haben:

Ob es vielleicht ökonomischer und gleichzeitig flexibler wäre, Recruiting über die richtigen externen Spezialisten machen zu lassen – oder stattdessen in-house Recruiter zu beschäftigen.

Intrasparenter Markt

Schwierig bei der Betrachtung ist, dass es eine Unmenge an Recruiting-Dienstleistern mit fast ebenso vielen verschiedenen Service-Modellen gibt. Ein einfacher Vergleich ist kaum möglich.

Auch in-house Recruiter kosten Geld

Die Schaffung einer weiteren internen Personalstelle mit laufenden Kosten überlegen sich vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sehr genau, wenn diese Stelle nicht explizit zur Wertschöpfung (auf Deutsch: Umsatz) beiträgt.

Ganz in Mode: »Nebenbei-Recruiting«

Recruiting geschieht bei vielen KMU eher »nebenbei« oder wenn es gar nicht mehr aufzuschieben ist. Das führt oft dazu, dass man aus der Zeitnot heraus »irgendein« teures externes Personalvermittlungs-Unternehmen engagiert oder zu voreilig eine in-house Talent-Sourcing-Stelle schafft, die in Folge aber hohe laufende Kosten bedingt, die man vorher gar nicht auf dem Radar hatte.

Recruiting ist aber nichts für »nebenbei«

Vor allem bei der Rekrutierung stark nachgefragter Spezialisten aus dem Digital-, Tech- & KI-Sektor reicht es nicht mehr aus, nur eine Methode anzuwenden, wie z.B.:

  • Stellenanzeigen & Multiposting
  • Active Sourcing / Direktansprachen
  • Social Media Marketing
  • Andere Formen von Personalmarketing / Werbung
Der Mix macht’s

In einem sog. Recruiting-Mix müssen idealerweise mehrere Methoden verzahnt und parallel durchgeführt werden, da man im Vorfeld nicht wissen kann, welcher der Kanäle ausreichend passende Reaktionen in überschaubarer Zeit generiert.

Ausserdem adressieren die Methoden unterschiedliche Typen von Kandidaten: Aktiv-suchende, die sich selbst bewerben oder passiv-wechselwillige, die eher angesprochen werden wollen.

Ohne Talentpool fehlt was

Hinzu kommt, dass man bei all diesen Methoden jedes Mal fast bei Null anfangen müsste, wenn man nicht vorher über lange Zeit einen vorselektierten Talentpool bzw. ausreichend viele Direktkontakte zu potentiellen Kandidaten in der Branche aufgebaut hat, die man bei Bedarf direkt adressieren kann.

Wirklich gute Recruiter müssen Multitalente sein

Recruiter, die den oben genannten Recruiting-Mix umsetzen, sollten de facto folgendes können:

  • Professionelles Copywriting für Stellenanzeigen
  • Emphatisches und echt personalisiertes Active Sourcing / Direktansprachen
  • Konvertierendes Social Media Marketing
  • Andere Formen von Personalmarketing / Werbung
Beraten & Verkaufen gehören zum Handwerk

Zusätzlich müssen sie Beratungskompetenz haben, sich bei den Hiring Managern durchsetzen und den Job sowie das Unternehmen gut verkaufen können.

Kreativität und / oder Projektmanagement

Für Stellenanzeigen, Social Media und Personalmarketing brauchen sie entweder selbst eine kreative Ader oder Projektmanagement-Know-how, um externe Dienstleister zielgerichtet zu steuern. Natürlich auch Kenntnisse in Werbemethoden sowie Digital-Marketing-Tools und KPIs.

Der Hiring-Prozess im Griff

Overall ist eine hohe Prozess-Kompetenz wichtig, um alle Teile des Recruiting-Mix zu koordinieren, gleichzeitig die Beteiligten und Entscheider im Unternehmen sowie Interessenten-Leads und aktive Bewerber bei Laune zu halten.

Seltene Spezies: Multitalent-Recruiter

Die besten Recruiter bringen neben jahrelanger Erfahrung auch eine Vielzahl von Direktkontakten aus der Branche Ihres arbeitgebenden Unternehmens mit.

Die Herausforderung von Unternehmen, die in-house Sourcing aufbauen wollen, ist: Solche Recruiting-Multitalente überhaupt zu finden und sie unter Vertrag zu nehmen – wenn sie denn nicht auch die Budgets und Tools für einen notwendig breiten Recruiting-Mix bereitstellen.

Langweile niemals deine Top-Recruiter

Gute Recruiter lieben ihren Job und suchen Herausforderung und Abwechslung. Ein KMU, das pro Jahr evtl. nur die Fluktuation ausgleichen möchte oder vielleicht 5-10 neue Stellen zu besetzen hat, kann guten Recruitern wenig bieten.

Vor allem nicht die nötige fachliche Traktion, denn das  Recruiting ist heute sehr dynamisch und Recruiter wünschen sich ausreichend Stellen-Potential als Spielwiese, um verschiedene Techniken, Methoden und Strategien auszuprobieren.

Häufig unterschätzt: Die Recruiting-Infrastruktur

Mit der Person für das Recruiting ist es allerdings noch lange nicht getan, denn Unternehmen müssen auch ein passendes Recruiting-Toolset bereitstellen.

Das ist notwendig, um überhaupt in der nötigen Anzahl potentielle Kandidaten zu recherchieren und anzusprechen, dabei ihre Profile im Detail  sowie ergänzende Infos einzusehen (u.a. aktuelle Wechselbereitschaft, Gehaltsvorstellung etc.).

Die Jobs wollen auch in der Breite kommuniziert werden, z.B. über Jobbörsen, spezielle Job-Verteilungs-Dienste oder das besondere technische Setup des Job-Bereichs  auf der eigenen Unternehmensseite, um strukturiert bei Google Jobs gelistet zu werden.

Und für die Reaktionen bzw, den gesamten Hiring Prozess benötigt man ein gutes CRM bzw. Bewerber-Management-System (auch ATS gennant für Applicant Tracking System).

All dies kostet viel Zeit und Geld für die Evaluation sowie die laufende Bereitstellung. Denn die meisten Tool- & Plattform-Betreiber bieten nur Abo-Modelle an, oft nur mit jährlichen Mindestlaufzeiten.

Auch nicht zu unterschätzen: Bei all diesen Tools und im Hiring Prozess selbst müssen die Recruiter und das Unternehmen die besonderen, strengen DSGVO-Regularien einhalten – bzw. sogar auditieren lassen.

Folgende Recruiting-Infrastruktur halten wir für sinnvoll, um eigene Recruiter effektiv zu befähigen und nicht etwa in ihrer Arbeit zu behindern:

Recruiter-Accounts auf B2B Karrierenetzwerken

In Deutschland spielen LinkedIn Recruiter und XING/onlyfy Talent-Manager die Hauptrolle, um auf Kandidatenprofile sowie deren Zusatzdaten zuzugreifen. Erst über diese Accounts können Recruiting-Projekte auf LinkedIn / XING gemanaged werden und lassen sich ausreichend viele Personen ansprechen.

Diese Recruiter-Accounts kosten jährlich jeweils ca. € 5.000 oder mehr.

Auch empfehlen wir, nach wie vor beide Plattformen zu nutzen, da sich die Zielgruppen ergänzen oder das Reaktionsverhalten unterschiedlich ist.

Job-Portale & Multiposting-Dienste

Es gibt etliche Jobbörsen, allgemeine und spezialisierte mit unterschiedlicher Funktionalität und Ergebnissen.

Multiposting-Dienste erleichtern das Verteilen der eigenen Jobs auf vielen Jobbörsen.

Natürlich benötigt die Verteilung von Job-Ausschreibungen ein Budget. Hier sollte man mit ca. EUR 1.000 pro Job und pro Monat rechnen.

CV-Datenbanken, u.a. auf Jobbörsen

Neben B2B Karrierenetzwerken bieten manche Jobbörsen oder dafür spezialisierte Anbieter durchsuchbare Lebenslauf-Datenbanken mit teils Millionen von Profilen an (z.B. Indeed), Monster, Stepstone.

Der Zugriff darauf ist ein separates Angebot und kostet ab ca. 1.500 bis zu mehrere tausend EUR pro Jahr.

Social Media & Digital-Marketing SEO/SEA

Um bestimmte Zielgruppen zu erreichen (vor allem passiv-wechselwillige, die momentan nicht aktiv auf Jobsuche sind) kommt man um Social Media Werbung auf Facebook, Instagram & co. nicht umhin. Ergänzend auch SEO & SEA für bzw. auf Suchmaschinen.

Hier wird die Sache sehr schnell sehr komplex, denn alleine das Bedienen der Marketing-Cockpits bei Facebook, Google & Co. und das effektive Setup der Kampagnen benötigt sehr viel Training und Erfahrung.

Neben den Kosten für das Setup, die laufende Optimierung und die Erstellung der Werbemittel sollte man hier ein minimales Media-Budget von ca. € 1.000 pro Job und pro Monat einkalkulieren.

Externe Dienstleister oder Freelancer

Für Social Media Marketing und SEO/SEA macht es Sinn, mit Spezialisten zusammenzuarbeiten, anstatt es selbst machen zu wollen – wenn man nicht nebenbei eine Ausbildung dazu hat oder diese finanzieren will.

Hinzu kommt der enorm wichtige Part der Creatives, d.h. der Werbemittel selbst, also Bilder, Videos, Texte. Vor allem davon hängt es ab, ob die Kampagnen wirken und Leads (Bewerbungen) generieren.

Wenn die Kreativen nicht zufällig im Haus sind, benötigt man dazu professionelle Copywriter sowie Designer und Videographen samt der dafür nötigen Budgets, im Minimum ca. EUR 1.000 pro Kampagne, was eher ein minimales Niveau für die reine Umsetzung ist. Kosten für Beratung, Strategie, Konzeption kämen on top.

CRM, ATS, Automation & Integration

Ohne ein vernünftiges CRM oder Bewerber-Management-System (ATS) ist irgendwann das Chaos vorprogrammiert. Nicht nur im Hiring Prozess durch vergessene Kandidaten (auf die man nie reagiert oder ihnen später absagt), sondern auch in Sachen DSGVO, wenn man die Löschfristen völlig aus dem Blick verliert.

Für ein gutes CRM oder ATS sollte man mit Kosten von ca. EUR 100,- pro Nutzer und Monat rechnen.

Hinzu kommen die initialen Kosten für Beratung, Setup & Grundkonfiguration sowie Kosten für die Automatisierung, z.B. im Rahmen der Anbindung des Systems an Social Media Kampagnen, wo die Leads von Facebook & Co (bzw. von Termin-Tools wie Calendly etc.) automatisch im CRM/ATS landen und dem passenden Projekt zugewiesen sind, um weiter vom Team bearbeitet zu werden und Kontakt-Verluste zu minimieren.

Auch hier spielt überall die DSGVO eine Rolle, so das eine fachkundige Beratung samt Setup unerlässlich ist.

Wann rechnet sich nun in-house Recruiting – und wann nicht?

Einfach gesprochen:

In-house Recruiting rechnet sich überhaupt erst dann, wenn das Unternehmen viele Stellen – kontinuierlich jedes Jahr – zu besetzen hat und dann externes Recruiting im Verhältnis teurer wird.

Vorausgesetzt, in-house Recruiter sind im Recruiting-Mix breit aufgestellt, wenden nicht nur eine Methode an und verwenden u.U. sehr viel Zeit alleine mit Active Sourcing (Direktansprachen), was durch die Notwendigkeit der Personalisierung der Ansprachen extrem aufwändig ist.

Es macht für die Geschäftsführung in jedem Fall Sinn, die Kosten selbst zu kalkulieren:

  1. Was hat die Stelle des in-house Recruitings samt notwendiger Infrastruktur und externen Kosten (Tools, Dienstleister, Werbeplattformen, Media-Budgets) an Investitionen benötigt,
  2. wieviele Stellen wurden im Jahr rein durch internes Recruiting besetzt
  3. und was hat das Recruiting individuell für jede Stelle unterm Strich gekostet?
Unter ca. 8-10 zu besetzenden Stellen pro Jahr macht Recruiting Outsourcing mehr Sinn

In der unteren Tabelle haben wir einmal die relevantesten Investitionen für das in-house Recruiting dargestellt.

Der größte Block sind dabei die Personalkosten, wenn man denn solche Multitalente findet, die einen breiten Methoden-Mix beherrschen, auch einen eigenen Kontaktpool mitbringen – und lange beim Unternehmen bleiben.

Eigenes Recruiting zu betreiben kostet also mit Personal und Infrastruktur etwas in Richtung € 80k pro Jahr (sofern das Media-Budget darin nicht viel höher ausfallen muss).

Kalkuliert man dagegen für die Besetzung einer Spezialisten-Stelle (in Digital, Tech, IT, KI) über externes Recruiting Outsourcing mit ca. €10k pro Besetzung, so kann man über externe Partner bei gleichem Jahresbudget 8 Stellen im Jahr besetzen lassen.

Dabei bleibt das Unternehmen extrem flexibel: Wenn es in einem Jahr weniger Stellen zu besetzen gibt, sinken die Kosten für den externen Recruiting-Partner sofort – während die Kosten des in-house Recrutings weiterlaufen.

Recruiting Outsourcing bietet vor allem KMU Kostenvorteile und Flexibilität

Der grösste Anteil der Unternehmen in Deutschland (> 2,3 Millionen) sind kleine Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitenden (Quelle: Statista.de).

Diese haben in hoher Zahl weder eine interne HR, geschweige denn jemanden, der explizit das komplexe Recruiting von heute beherrscht (denn interne HR-Arbeit und extern orientiertes Recruiting sind zwei völlig verschiedene Kompetenzen).

Ganz abgesehen davon, dass der Hiring-Bedarf der Unternehmen dieser Größe typischerweise stets unter 8 neuen Mitarbeitenden pro Jahr liegt.

D.h. für Unternehmen bis ca. 50 MA, teils auch bis 100 MA, rechnet es sich einfach nicht, in-house Recruiting aufzubauen und zu betreiben.

Vorteile ebenso für größere Unternehmen

Auch grössere Unternehmen mit HR-Abteilung können einfach ausrechnen, ab wann eine weitere in-house Recruiting-Stelle vom Kosten-Nutzen-Verhältnis gerechtfertigt ist.

Wie in der Tabelle dargestellt, ist das der Fall, wenn der oder die Recruiter•in jedes Jahr mind. 8-10 Stellen besetzt. Bis dahin macht es auch für grössere Unternehmen Sinn, Recruiting Outsourcing zu nutzen.

Deswegen machen wir mehr als nur Active Sourcing per se

Wir selbst nutzen mit dem Plus bei Active Sourcing Plus immer einen  kompletten Recruiting-Mix, wenden mehrere Methoden parallel an, kombinieren Individualität mit Automatisierung und haben alle Tools samt Know-how parat. Unsere Kunden müssen weder in Personal noch in Recruiting-Infrastruktur investieren.

Wir können daher zu festen, planbaren Budgets stets Ergebnisse garantieren, was insbesondere für KMU attraktiv und sinnvoll ist.

Active Sourcing Plus erspart Ihnen einen Großteil dieser Investitionen. Reduzieren Sie Ihre jährlich laufenden Recruiting-Kosten, u.a. für: